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Con tu correo y tu contraseña del ERP.

¿Primera vez?

Valor al costo—

Valor a precio de venta—

Productos—

Unidades—

Referencia	Producto	Cantidad	Valor al costo	Precio venta	Margen

Lo que está en Airtable, pestaña «Servicios, Licencias y Proyectos»: licencias y servicios vendidos a clientes, y lo que la empresa misma paga y vence (dominios, pólizas, permisos). Se actualiza cada noche; se corrige en Airtable. El ERP avisa 60, 30 y 7 días antes de cada vencimiento.

Vencen en 60 días—

Vencidos sin renovar—

Créditos con proveedor sin pagar—

Datos para revisar en Airtable—

Vence	Servicio	Cliente o uso	Proveedor	Costo antes de IVA	Crédito

Según Airtable: las facturas que faltan por cobrar y los soportes de pago que se suben en «Pedidos». Se actualiza cada noche; se corrige en Airtable. Si una factura está pendiente y no tiene saldo anotado, se muestra su total.

Vencido por cobrar—

Por cobrar, aún sin vencer—

Facturas pendientes—

Vence	Factura	Cliente	Por cobrar	Soportes de pago

Fecha	Movimiento	Cantidad	Costo unit.	Saldo	Soporte	Quién

Proponer un ajuste de este producto

Las facturas electrónicas llegan aquí solas desde el buzón de facturas. También puedes subir el .zip que mandó el proveedor, o su XML. El PDF solo no sirve: el soporte es el XML que validó la DIAN.

Compras desde hasta

Cada factura y cada línea con su clasificación. Sin fechas: desde el 1 de enero hasta hoy.

Cruce con la DIAN

La DIAN sabe de todas las facturas que le expidieron a la empresa. Sube el Excel de «documentos recibidos» que se descarga de su portal y aquí verás cuáles no han llegado al ERP.

Fecha	Factura	Proveedor	Total	Estado	Llegó por

Di qué es cada línea: un producto del ERP (por su referencia), un costo o un gasto. Lo que confirmes aquí, el ERP lo recuerda para la próxima factura de este proveedor.

Código del proveedor	Descripción	Cantidad	Valor sin IVA	Qué es

Cuadro comparativo

Precio unitario antes de IVA que cotizó cada proveedor. En verde, el menor de cada línea. Son cifras: quién gana lo decides tú.

Lo que ya sabemos de una referencia

Consulta el catálogo y las listas de precios del cotizador de la empresa. Es costo propio: no lo compartas con el proveedor. La referencia tiene que ser exacta.

Proveedor	Total de lo cotizado	¿Cotizó todo?	Entrega y pago	Válida hasta

Qué	Pedido	Precio	Recibido	Facturado	Cruce

Recibir aquí deja constancia de lo que llegó. La entrada al inventario sale de la factura, en «Facturas de compra», y la aprueba la contadora.

El calendario de obligaciones de la empresa. El tablero avisa 15, 5 y 1 día antes de cada vencimiento, y el mismo día. Las fechas se copian del calendario oficial de cada entidad, según el NIT.

Vence	Obligación	Entidad	Estado

1. Excel

Sirve con cualquier programa. Descarga la plantilla, pega lo que exporta tu otro sistema y súbela. Antes de que entre nada verás lo que va a pasar, y cada diferencia la aprueba la contadora.

Productos en el archivo—

Productos nuevos—

Entradas—

Salidas—

Sin cambios—

Valor que entraría, al costo—

Referencia	Producto	Qué pasaría	Cantidad	Costo unit.

Nada entra al inventario hasta que ella lo apruebe.

Un archivo por tabla, con las huellas del kárdex. Es tuyo: puedes llevártelo cuando quieras.

2. Conectores

El ERP lee de tu otro sistema cada cierto tiempo y guarda todo con su historial. Tu equipo sigue trabajando donde siempre; cada parte pasa al ERP cuando esté lista.

Sistema	Estado	Qué hace

Últimas lecturas

Fuente	Inicio	Resultado	Detalle

3. API

Para quien tiene programador o automatizaciones (n8n, Make, un script). Cada clave dice exactamente qué puede hacer; ninguna puede aprobar ni decidir.

Clave	Qué puede hacer	Creada	Estado

Inventario al costo—

A precio de venta—

Entradas del período—

Salidas del período—

Juego de inventarios

Inventario inicial + compras − inventario final = costo de ventas. El inventario final es el del kárdex a la fecha de corte de arriba.

Inventario inicial (1 de enero)—

+ Compras del período—

− Inventario final (al corte)—

= Costo de ventas—

Movimientos por mes

Mes	Movimiento	Cantidad	Valor al costo

Por marca

Marca	Productos	Unidades	Valor al costo

Quién entra al ERP

Nombre	Correo	Roles	¿Ya entró?

Clientes

Cliente	NIT	Plan y módulos	Personas	Estado

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